Hoe je je takenlijst optimaal kunt gebruiken

Regelmatig zit ik aan het bureau van mensen die worstelen met hun takenlijst. De takenlijst uit hun emailprogramma, zoals Outlook en Group Wise.

Soms is het een lijst met wel honderden klussen die allemaal op die lijst verzameld staan. Al dan niet gesorteerd volgens een criterium.
En soms is de takenlijst een lijstje met klussen van 3 jaar oud, waarvan de eigenaar niet eens wist hoe ze in de lijst terecht zijn gekomen.
De vraag is dan, hoe de takenlijst een hulpmiddel kan zijn bij het creëren en behouden van overzicht op al je werkzaamheden.

Een goed overzicht begint bij het optimaal gebruiken van je agenda. Een agenda met niet alleen deadlines, reminders en afspraken met anderen. Maar een agenda waarin ook ‘de afspraken met jezelf’ zijn terug te vinden. Hiermee bedoel ik de tijd die je nodig hebt om al jouw klussen te doen.
Dus de tijd die je nodig hebt voor:

• al jouw uitzoek- en schrijfwerk
• voorbereiding van een vergadering/overleg
• het maken van een plan voor een grote klus
• het uitwerken van de functionerings/beoordelingsgesprekken die je hebt gevoerd
• het verwerken van je mail

Alle werkzaamheden waarvan je weet, dat je ze te doen hebt, horen in je agenda thuis. Bij voorkeur op een datum ruim voor de deadline. En met zoveel tijd ‘ingeblokt’ als je echt nodig hebt voor de klus.
Voor veel mensen is dat nog best een punt wanneer ze starten met plannen. ‘Hoeveel tijd besteed ik eigenlijk aan die klus?’ is de vraag die soms lastig te beantwoorden is.
Oefen er maar mee, kijk na afloop van een klus, hoeveel je ervoor gepland had en of er verschil is met de tijd die je werkelijk nodig had. En vraag je af, wanneer er verschil is, hoe komt dat? Was ik te optimistisch? Zo leer je snel hoeveel tijd je nodig hebt per klus.
Daarnaast is het ook heel belangrijk in je planning voldoende ruimte voor onverwacht te laten. De meeste mensen hebben gauw 30% van de tijd van een werkdag, nodig voor onverwachte zaken, zoals telefoontjes, vragen van collega’s, spoedklussen die echt niet kunnen wachten.

Overzicht en een leeg hoofd, dat is een genieten!

Door op deze manier te plannen, creëer je voor jezelf overzicht. Een hoofd wordt druk en vol van alle klussen die er nog in rond dwarrelen, die nog geen plek hebben gekregen in je agenda.
Door ze vast te leggen, kun je ze vergeten. Je hoeft er niet meer aan te denken tot je agenda je eraan herinnert, dat je die klus moet gaan doen.

Wat kan de takenlijst hieraan toevoegen?

• 1. De takenlijst is een goed hulpmiddel om terugkerende klussen onder je aandacht te brengen, zodat je ze tijdig gaat plannen. Een voorbeeld; jaarlijks in december moet je bepaalde cijfers opleveren.
  Zet ze in je takenlijst voor een datum in november, met een terugkeerpatroon van een jaar, zodat je jaarlijks in november, ruim van te voren, wordt herinnert aan het inplannen van deze klus. Zo hoef je daar niet zelf aan te denken, maar zorgt ‘het systeem’ voor een signaal op het juiste moment.
• 2. Ook klussen waarvan je beslist dat je ze nu niet wilt/kan doen, maar bijv. over 3 maanden wilt oppakken, kun je in de takenlijst plaatsen met een datum ergens over 3 maanden. Na de herinnering uit je takenlijst, kun je hem dan vervolgens in je agenda gaan inplannen. En tot die tijd kan hij uit je hoofd.
  Door op deze manier je takenlijst te gebruiken, heb je ook een overzicht van alle klussen die nu niet in je agenda passen, wanneer je met je leidinggevende wilt overleggen over jouw werklast.
• 3. En tot slot kun je ook kleine klusjes in je takenlijst zetten, korter dan 10 minuten, die je niet direct kunt doen, maar pas op een bepaalde datum. Zo wordt je er ook op die datum aan herinnert.

Een takenlijst functioneert alleen samen met een realistische planning in je agenda. Wanneer je de takenlijst probeert te gebruiken als planning, is het effect dat het een soort verlanglijstje wordt. Een verlanglijstje met alles wat je misschien wel zou willen doen die dag.

De takenlijst als overzicht van ‘onderhanden klussen’.

Regelmatig krijg ik de vraag of de takenlijst ook werkt als overzicht voor klussen die al wel ‘lopen’, maar nog niet zijn afgerond. Veel mensen vinden het fijn om ook zo een overzicht te hebben.
Ik twijfel er over of die twee functies te combineren zijn. Wanneer je hem gaat gebruiken als overzicht voor de lopende klussen, raakt hij zijn werking kwijt als hulpmiddel bij je planning.
Je kunt dat op lossen door alle zaken die hierboven genoemd zijn, in de punten 1 t/m 3, direct in je agenda te plaatsen. Dus bijv. met terugkeerpatroon, ergens in november een reminder: inplannen jaarcijfers in december. En de klus voor over 3 maanden als reminder ergens over 3 maanden; inplannen klus.... En zo je takenlijst vrij te houden voor het overzicht van de lopende klussen.

Mijn advies over het gebruik van de takenlijst is dan ook; kies voor welke functie je hem wilt gaan gebruiken en gebruik hem consequent volgens die keuze.
Mocht je meer willen weten over alle voordelen van plannen, alle andere hulpmiddelen om te werken met overzicht en rust? Dan is de training Effectief werken en samenwerken misschien iets voor jou/ jouw team.
Mocht je n.a.v. dit artikel vragen hebben, schroom niet een mail te sturen, ik beantwoord ze graag.