Waarom to-do lijstjes niet werken.

Vaak krijgen mensen in time management cursussen het advies om een takenlijstje of to-do lijstje te gaan bijhouden. Dat lijkt een goed idee. Een lijstje helpt om dingen niet te vergeten. En om al je klussen en taken bij elkaar te hebben op één plek. Dus zo’n lijstje helpt goed om zaken niet te vergeten.

Het heeft echter ook nog andere, nadelige effecten.

Het to-do lijstje als verlanglijstje

Wanneer je een lijstje maakt met klussen die je wilt doen op die dag, gaat het lijstje vaak werken als een soort verlanglijstje. Je schrijft er allerlei klussen op die je vandaag wilt doen. En vervolgens gaat het net als met het verlanglijstje wat je vroeger maakte voor je verjaardag of Sinterklaas: aan het eind van de dag ‘heb je niet alles gekregen’ oftewel, je hebt niet alles van je lijstje gedaan. Die klussen schuif je dan weer door naar de volgende dag, in de hoop dat je er dan wel aan toe komt.
Effect; je bent niet tevreden met je dag omdat je niet alles deed wat je wilde doen, terwijl je waarschijnlijk wel hard gewerkt hebt.
Wat is er mis aan het lijstje, waarom werkt het niet?
Op de eerste plaats zet je meestal meer werk op het lijstje dan je kunt doen op een dag. Als je er objectief naar kijkt en per klus inschat hoeveel tijd er voor nodig is, staat er misschien wel voor 10 uur werk op. Het is dan niet realistisch te denken dat je al die klussen kunt doen op die ene dag.
Bovendien heb je op je lijstje nog geen rekening gehouden met het feit, dat je ook nog tijd gaat besteden aan het lezen en beantwoorden van mail. Dus er is sowieso al geen 8 uur beschikbaar voor de klussen van het lijstje.
Daarnaast houd je ook geen rekening met het fenomeen van ‘onverwacht / ad-hoc’. Afhankelijk van je functie heb je op een werkdag een hoeveel tijd nodig voor onverwachte zaken, zoals telefoon beantwoorden, een kort dringend overleg met een collega, of een klus die belangrijk is en er tussendoor komt.
Per dag hebben mensen gemiddeld tussen de 30 tot 40% van hun tijd nodig voor onverwacht. Dat betekent ruim 2 tot 3 uur per dag die opgaan aan onverwachte zaken, waar je ’s morgens toen je je lijstje maakte, nog geen zicht op had.

Rijp en groen, belangrijk of niet

Een ander nadeel van een to-do lijstje is dat er geen ordening is aangebracht in de mate waarin een klus of taak belangrijk is voor jouw resultaten.
Met een beetje pech staan er allerlei urgente zaken op, die niet of weinig bijdragen aan jouw resultaten, maar die bijvoorbeeld voor anderen urgent en belangrijk zijn en daardoor op jouw lijstje kwamen.
En bij veel mensen is de verleiding groot om eerst de makkelijke dingen te doen, zodat die lekker ‘weg gevinkt’ kunnen worden, waardoor er later minder tijd over is voor echt belangrijke zaken.

Hoe gebruik je een to-do lijstje dan goed?

Gebruik het lijstje als een soort brainstorm met jezelf om al je klussen en taken te verzamelen die je moet gaan doen de komende tijd. En ga dan vervolgens tijd blokken in je agenda per klus. Vraag je goed af hoeveel tijd er, realistisch gezien, nodig is voor de betreffende klus. En vraag je ook af wat een geschikt tijdstip is voor een klus. Een lastige klus kun je het beste inplannen op het moment van de dag dat jij fit bent en geconcentreerd kunt werken. Routine klussen doe je bijv. aan het eind van de dag als je energie wat minder wordt.
En hou in je planning rekening met ad-hoc. Plan niet 8 uren vol, maar beperk het tot 5 tot 6 uur per dag en hou dus 2 tot 3 uur vrij voor onverwachte zaken.