Wees zuinig op het zwarte schaap in uw team; zwarte schapen hebben een functie

In mijn werk als trainer en coach krijg ik regelmatig een vraag om hulp van een leidinggevende over zijn/haar team. De leidinggevende omschrijft de situatie dan als volgt:

In het team botert het niet erg. De onderlinge samenwerking is niet optimaal. De resultaten worden minder. En regelmatig komen teamleden bij mij klagen dat het werken zo niet langer gaat. Er gaat veel energie zitten in al dit gepraat en geruzie. De sfeer is slecht en de klanten merken zelfs dat het niet optimaal is allemaal. Gesprekken hebben niet geholpen.

Vaak wordt dan als oorzaak van alle strubbelingen naar één van de teamleden gewezen. Het zogenaamde zwarte schaap. Zijn of haar gedrag maakt dat het haast onmogelijk is met hem/haar te werken. En het lijkt of veel energie van het team opgezogen wordt door het (dreigende) conflict. Gesprekken met de betreffende persoon en de andere teamleden lijken hooguit tijdelijk te helpen. Na een gesprek beloven de medewerkers beterschap, spreken af beter naar elkaar te luisteren en gaan weer aan de slag. Na korte tijd begint het hele proces echter weer opnieuw.

Het kan dan soms aantrekkelijk lijken om de betreffende medewerker een andere functie aan te bieden, elders in uw organisatie of daarbuiten.
De gedachte daarachter is duidelijk; ´wanneer ik de bron van alle onrust uit het team haal en hem elders een functie aanbiedt, kan de rust in het team weerkeren´.

Hoewel deze oplossing zo aantrekkelijk lijkt, zal in de praktijk meestal blijken dat het probleem hiermee niet is opgelost. De sfeer in het team herstelt zich dan toch niet. De resultaten blijven onder maat.

Het zwarte schaap als bliksemafleider

Waarom werkt het niet voldoende om deze ‘bron van onrust’ uit het team te halen?
Die rede is dat ‘het zwarte schaap’ een heel duidelijke functie heeft binnen het team. Zijn gedrag heeft een nuttig effect: Deze medewerker fungeert namelijk als een soort bliksemafleider. Hij leidt de aandacht af van het werkelijke probleem.

Veel teams vinden het lastig om elkaar aan te spreken. Bijvoorbeeld wanneer afspraken niet worden nagekomen of deadlines niet worden gehaald. ‘We moeten toch wel een beetje aardig zijn tegen elkaar’, wordt dan gezegd.
Toch zijn er in het team wel degelijk ergernissen. En niet geuite ergernissen lijken een bron van energie, die hoe dan ook ergens zijn weg zoekt. Die weg is dan vaak via het zwarte schaap. Die medewerker roept met zijn gedrag iets op, waardoor hij als een soort bliksemafleider gaat functioneren. De opgespaarde boosheid, die onderling niet wordt geuit, wordt op die ene medewerker gericht.
Wordt deze medewerker naar een andere plek in de organisatie overgeplaatst, dan is het probleem in het team niet opgelost. Het team is nog steeds niet in staat om met de ergernissen om te gaan. En de sfeer zal waarschijnlijk slechts tijdelijk opklaren.
Het zwarte schaap is namelijk niet de oorzaak van het probleem, hij is slechts een symptoom.

De werkelijke oorzaak van de onrust

De werkelijke oorzaak ligt meestal op een ander vlak. Op de eerste plaats kan het zijn dat het team niet goed omgaat met ergernissen en dat men elkaar niet aanspreekt. Het lijkt dan alsof men plezierig samenwerkt, terwijl er onder de oppervlakte van alles gist.
Onduidelijkheid in de organisatie kan een tweede oorzaak zijn. Het is binnen je organisatie en team belangrijk dat er duidelijkheid is over de visie van de organisatie, de doelen van de organisatie en die van het team. Vervolgens is het belangrijk dat helder is wie, wat doet om die doelen te realiseren, dus duidelijkheid over taken en rollen. Ook is het noodzakelijk afspraken te maken over de manier waarop die resultaten het beste kunnen worden gerealiseerd.
Is aan deze voorwaarden voldaan, dan is er een goede basis gelegd voor goede onderlinge verhoudingen. Wordt aan deze voorwaarden niet voldaan, dan is er veel aanleiding tot ergernissen binnen een team. Teamleden lopen er tegen aan dat er zaken blijven liggen of dat ze dubbel worden gedaan, omdat niet duidelijk is bij welk teamlid een bepaalde klus thuis hoort. Of er ontstaat irritatie omdat het eindresultaat steeds verschillend is. Dit doordat er geen afspraken zijn over de wijze waarop de klus dient te worden gedaan.

Een voorbeeld uit de praktijk

Door een leidinggevende was ik gevraagd om haar te helpen met haar team. Zij omschreef de situatie als volgt: veel gepraat, slechte sfeer, emotionele uitbarstingen, teruglopende resultaten en klanten die last hadden van de stemming in het kantoor. In de intakegesprekken met alle teamleden, werd één van de medewerkers als de oorzaak van het hele probleem aangewezen. De situatie was zo hoog opgelopen dat de teamleden zich afvroegen of er überhaupt nog met hem kon worden samengewerkt. De leidinggevende overwoog ‘het zwarte schaap’ uit het team te plaatsen.
Tijdens de voorbereidende gesprekken was het opvallend met hoeveel enthousiasme alle teamleden over hun eigenlijke werk spraken. Hoewel zij ze zich dit niet bewust waren, was dit een overeenkomst tussen hen allen.
Tijdens de eerste teamcoachingsdag zijn de teamleden met elkaar in gesprek geweest over hun werk, hun ergernissen en hun verlangens. Ze leerden dat het mogelijk is hierover met elkaar te praten, elkaar vragen te stellen en aan te spreken als dat nodig is.
De uitkomst van de eerste dag was voor hen heel verrassend. De teamleden waren verbaasd dat ze zoveel overeenkomsten hadden. En dat ze zo met elkaar konden praten over de verschillen.
De tweede dag lag het accent op het werk zelf. We bekeken de werkprocessen, benoemde knelpunten en legden nieuwe afspraken vast. Een belangrijke bron van ergernissen werd hiermee aangepakt.
De sfeer was enorm verbeterd en de teamleden waren enthousiast over de afspraken die ze hadden gemaakt. Na een half jaar vertelde de leidinggevende dat het team met veel plezier samenwerkte en dat ook de klanten opgemerkt hadden dat de sfeer enorm verbeterd was.

Welke rol heeft een externe deskundige in dit proces?

Wellicht rijst bij u nu de vraag: ´waarom regelde de leidinggevende dit niet zelf, waarom heeft zij daar externe hulp bij nodig?´
Het blijkt voor een leidinggevende vaak lastig om dit soort veranderingen in te zetten en te begeleiden. Dit wordt veroorzaakt doordat de leidinggevende zelf onderdeel is van het team en de situatie. Hij/zij zit er daardoor ‘te dicht bovenop’. Het helpt dan om een deskundige op het gebied van groepsprocessen te vragen, die met een frisse blik naar de situatie kan kijken.

Ten slotte:

Wanneer er in uw organisatie sprake is van een ‘zwart schaap’, is het dus de vraag of overplaatsing de oplossing van het probleem is. Het is zinvol om uzelf en het team eerst de volgende vragen te stellen:

Is de medewerker de bron van de onrust of slecht een symptoom
Is er goede onderlinge communicatie in het team, spreken teamleden elkaar aan?
Is het voor het team duidelijk wat de visie van de organisatie is?
Zijn er duidelijke doelstellingen?
Zijn er heldere taken en rollen gedefinieerd en ingevuld?
Zijn er concrete procedures en afspraken gemaakt?

Aan de hand van gesprekken met de teamleden kan hierover een beeld worden gevormd.
Is het antwoord op één of meerdere van de bovenstaande vragen ‘nee’, dan is het belangrijk om een volgende stap te zetten. Het is dan zinvol om samen met het team te werken aan het maken van duidelijke afspraken over de genoemde punten.