Hoe blijven we goed online samenwerken?

                                       

Herken je dit? Plotseling moest je hele team thuiswerken en werd er alleen nog maar online overlegd en vergaderd. En zoals in veel organisaties gebeurde, jullie gingen aan de slag, hup, handen uit de mouwen. Waarschijnlijk zonder eerst eens even stil te staan bij de vragen: 'Wat betekent dit, alles online overleggen? Welke projecten kunnen doorgaan, welke moeten we anders vormgeven? En hoe doen we dat, het online vergaderen, waar moeten we op letten?'

Nu het 2,5 maand later is, hebben jullie ongetwijfeld een heleboel dingen ontdekt. Welke technische programma’s het beste werken voor het online overleg, misschien hebben jullie wat regels afgesproken, zoals ‘microfoon uit als je niet aan het woord bent’.

Misschien loopt het allemaal als vanouds, lopen projecten geen vertraging op, is iedereen tevreden hoe het gaat.

De kans is echter groot, dat het hier en daar ook wat begint te schuren. Mensen die gespannen zijn, door het worstelen met de combinatie werk en privé. Collega’s die geen partner en kinderen hebben en zich nu eenzaam voelen. Feedback geven wat online nog lastiger is dan normaal. Verschillen in het team die nu naar voren komen, bijvoorbeeld wie (nu de lock-down regels versoepelen), al wel en wie niet op kantoor wil/durft te komen? Misverstanden tussen mensen, groepjes die een beetje uit beeld raken en alleen nog onderling informatie delen.

Allemaal symptomen van het feit dat jullie op een andere manier (samen)werken zonder dat jullie bewust stil stonden bij de vraag: ‘Wat betekent online samenwerking voor ons, wat wordt er anders en wat is er dan nodig?' Heel begrijpelijk! Maar dan is er nu iets anders nodig: een pas op de plaats. Door samen de tijd te nemen om te kijken; Wat gaat goed met ons werk, in ons team en wat moet anders?

Hoe kunnen we dan nu een (online) bijeenkomst houden om even pas op de plaats te maken samen?

Bij zo’n pas-op-de-plaats-bijeenkomst is het belangrijk dat alle vier factoren aandacht krijgen die een rol spelen wanneer een groep van 2 of meer mensen samenwerken.

Die factoren zijn:

  1. De individuele mensen (ik), met al hun eigenschappen, kwaliteiten en valkuilen
  2. De samenwerkingsprocessen, de groepsdynamiek (wij)
  3. De gezamenlijke opgave en doelen, de taak (het)
  4. De contextfactoren die van belang zijn (context). De context is de rest van organisatie, of nog ruimer, bijvoorbeeld Nederland/Europa

 

                                

Hierboven vind je het zogenoemde vierfactorenmodel, op basis waarvan ieder samenwerkingsvraagstuk bekeken kan worden, vanuit deze vier factoren.

Het model komt voort uit een gedachtegoed genaamd Themagecentreerde Interactie (TGI) Het is een concept voor het werken met groepen en teams.

Deze vier factoren beïnvloeden elkaar onderling. En alle vier factoren hebben aandacht nodig, niet allemaal tegelijk, maar een voor een. In de praktijk blijkt, dat de taak altijd veel aandacht krijgt. Bijvoorbeeld wanneer er wordt gesproken over budgetten, deadline, projectplannen etc. En dat de factoren Ik, Wij en Context vaak onderbelicht blijven.

Sta in je volgende teambijeenkomst eens stil bij de vraag, hoe het gaat met alle teamleden, met de samenwerking, met de taak. En welke invloed heeft de context op de drie eerste factoren? Wat gaat er goed en wat moeten we anders doen, kijkend naar iedere factor? Op deze manier kun je breed kijken naar alle veranderingen die er zijn gekomen door de maatregelen rond de Corona-crisis en het effect daarvan. Hieronder vind je het recept voor een online-pas-op-de-plaats-bijeenkomst.

Ik wens je een inspirerende bijeenkomst toe, met aandacht voor alle vier factoren!

Heb je een groot team, waar het nodige speelt? Vraag je je af of zo'n bijeenkomst geschikt is voor jouw team. Ik geef je graag ook een recept voor een extra goed voorbereidde pas op de plaats bijeenkomst? Stuur me dan even een mail; thea@zininsamenwerken.nl

Wil je graag begeleiding van een teamcoach bij een pas-op-de-plaats-bijeenkomst? Of wil je jouw bijeenkomst samen met een teamcoach voorbereiden? Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag!

 

Recept voor een pas-op-de-plaats-bijeenkomst

Voorbereiding:

  1. Alle deelnemers krijgen een uitnodiging, met daarin een toelichting op de aanleiding en het doel van de bijeenkomst. 
  2. Spreek af wie voorzit, wie tijd bewaakt en wie notuleert. En wie bewaakt dat er antwoorden komen op de vragen van punt 6? Wie regelt de technische zaken?
  3. Iedere deelnemers krijgt 3 papieren cirkels, een rode, groene en oranje. 

De bijeenkomst:

  • Als eerste is het belangrijk dat iedereen zijn microfoon uit heeft, wanneer hij niet aan het woord is.
  • En dat er heel regelmatig een pauze wordt ingelast, bijvoorbeeld elk half uur 5 minuten. Online vergaderen blijkt veel vermoeiender en intenser dan life vergaderen!
  1. De bijeenkomst wordt begonnen met een ronde waarin ieder kort (1- 2 minuten afhankelijk van de groepsgrootte) de tijd krijgt om iets te vertellen aan de hand van het volgende thema: Thuiswerken en online vergaderen, wat ging er goed bij mij, wat ging makkelijk en wat kon beter, was lastig. Je reageert niet op elkaar, alleen als iets echt niet duidelijk is, mag je een vraag stellen. Maar verder is het de bedoeling dat ieder iets zegt over dit thema.
  2. Tweede ronde: Wat roept het op, wat de anderen net hebben gezegd? Wie wil, kan reageren? Niet iedereen hoeft dit te doen.
  3. Vervolgens gaan jullie verder en kijken jullie naar alle vier factoren met behulp van een vraag per factor (zie hiernaast) en de gekleurde cirkels: De eerste vraag is: Hoe gaat het met jou? (factor Ik). De vraag wordt voorgelezen door de voorzitter, en ieder wordt gevraagd de cirkel van zijn keuze omhoog te houden. Groen betekent: het gaat goed/ik ben tevreden. Oranje betekent: het kan beter, ik ben matig tevreden. Rood betekent: het gaat niet goed/ ik ben ontevreden.
  4. Vervolgens gaat het gesprek verder aan de hand van de vragen: Wat roept de keuze van de cirkels op bij jou? Wat zou je anders willen, welk voorstel heb je? Wat spreken we af?
  5. Op deze manier, zoals in punt 3 en 4 beschreven met per ronde één vraag, bespreek je in vier rondes de vragen hiernaast.
  6. Maak de afspraken zo concreet mogelijk, meetbaar en duidelijk: a. Wie gaat wat doen en voor wanneer? b. Wanneer, over hoeveel weken, kijken we of het goed werkt?
  7. Tot slot geeft ieder antwoord op de vraag: Wat heeft deze bijeenkomst me opgeleverd?
  8. Beviel het? Plan de volgende bijeenkomst dan direct! Ik wens jullie een vruchtbare bijeenkomst!
  • Probeer ieder aan het woord te laten komen, nodig mensen die wat stiller zijn ook uit, om zich uit te spreken.

 

 

 

 

Thuiswerken met kinderen....

 

       De vragen voor de vier rondes:

  1. Hoe gaat het met jou? (Ik)
  2. Hoe vind je het gaan met onze samenwerking (Wij)
  3. Hoe gaat het met onze taak, ons werk? (Taak)
  4. Wat is de invloed vanuit de context? (Context)