Hoe blijf ik goed samenwerken nu iedereen verplicht thuis werkt en we elkaar niet zien?

Werken jij en jouw team ook thuis en spreken jullie elkaar alleen via Skype of andere tools en is er geen dagelijks contact zoals bij een bijenvolk? Zorg dan dat je op andere manieren verbinding houdt met je collega’s.

Hoe doe je dat, wat zorgt voor verbinding?

Balans in stortingen en opnames

In elk team, is sprake van een soort onderlinge boekhouding van stortingen en opnames. Een storting is bijvoorbeeld de ander aandacht geven, een compliment geven, iets voor de ander oplossen. Voorbeelden van opnames zijn een afspraak niet nakomen, geen interesse tonen in de ander, iets vergeten wat voor de ander belangrijk is.

In een goed werkend team is er sprake van een balans tussen stortingen en opnames. Tegenover een opname staat minimaal een storting van vergelijkbare waarde. En de teamleden staan dan bij elkaar ‘in de plus’.

Meestal zijn we ons hiervan niet bewust. Dat gebeurt pas als we merken, 'dat er iets niet klopt'. Als je merkt dat je ‘nou eindelijk wel eens iets terug verwacht van de ander’. Dat is een belangrijk signaal om serieus te nemen. Het betekent dat de balans aan het verdwijnen is.

Met de ene collega heb je makkelijker en vaker contact dan met een ander. Je wisselt meer met elkaar uit, begrijpt elkaar sneller etc. dan die collega die zo anders lijkt, of die minder belangstelling lijkt te hebben voor jou. 

En juist als je die collega wel eens vraagt hoe het met hem/haar gaat, of hij/zij het redt nu zijn/haar kinderen allemaal thuis zijn, doe je daarmee een flinke storting. En verstevig je de verbinding met die collega.

Begin de dag met een ‘dagstart’ of hoe jullie het ook noemen. Een moment waarop je allemaal bent ingelogd en samen de dag begint. Duik niet meteen in de werkbespreking, maar begin met een rondje waarin ieder kort vertelt hoe het met hem/haar gaat. Pas daarna start je met het inhoudelijk overleg over de werkprocessen, werkverdeling etc.

Andere onderwerpen voor een eerste ronde zijn:

• Wat vond ik gisteren lastig?
• Waar was ik gisteren blij mee?
• Waar kijk ik vandaag naar uit?
• Waar zie ik vandaag tegenop?

Accepteer dat deze dagstart langer duurt dan normaal. Realiseer je dat je normaal ook veel tijd kwijt bent met korte gesprekjes met collega’s over werk, maar ook over meer persoonlijke dingen. Deze gesprekjes zijn een smeermiddel in het team. Je geeft de ander aandacht door echt te luisteren .

Hou verbinding door elkaar te spreken

Hier past de vergelijking met een bijenteam. De bijen uit één volk, hebben allemaal dezelfde geur, door een stof die ze onderling doorgeven door elkaar aan te raken, bij het doorgeven van nectar, het aannemen van eieren etc. Door regelmatig contact blijft die gemeenschappelijke geur aanwezig.

Dit zorgt ervoor dat een bij, die een poosje weg is geweest om nectar of stuifmeel te halen, de bijenkast weer in mag. Een bij met een vreemde geur, komt de kast namelijk niet zomaar in. Om die geur, het verbindingsmiddel bij alle bijen te houden, is contact nodig, net als in een team.

En wanneer je elkaar minder ziet en spreekt, of alleen ‘digitaal’, is de kans groter dat je elkaar een beetje uit het oog raakt. Dit geldt zeker voor de collega’s waar jij niet vanzelfsprekend snel en makkelijk contact mee zoekt. Zo verlies je 'de gemeenschappelijk geur'.

Door toch met regelmaat elkaar even te spreken tijdens een dagstart, voorkom je ook de vorming van subgroepen. Die kunnen makkelijk ontstaan als dezelfde kleine groepjes collega’s elkaar steeds spreken  en er geen contact is met de rest van het team. Het gevaar is dan bovendien groot dat er ‘over’ elkaar gepraat gaat worden in plaats van met elkaar.

Let op je manier van communiceren

Wanneer je elkaar minder ziet en dus minder life spreekt en zeker wanneer er door alle veranderingen sprake is van stress en ongemak, is het verstandig extra te letten op hoe je dingen verwoordt.

Themagecentreerde Interactie, (TGI)  het gedachtegoed van waaruit ik werk, biedt een aantal handreikingen voor gelijkwaardige, open communicatie:

Spreek met ik en niet met wij, men of je

Spreek met ik en niet met wij, men of je. Vertel hoe jij de werkelijkheid ervaart vanuit jouw perspectief. Neem jezelf hierin serieus én probeer nieuwsgierig te zijn naar het perspectief van de ander. Laat ieder voor zichzelf spreken en onderzoek dan wat dit betekent voor het gezamenlijk proces.          

Toelichting: In veel gesprekken spreken mensen over ‘je’ terwijl ze ‘ik’ bedoelen. ‘Je komt jezelf zo tegen’, ‘Je vindt dat dan heel lastig’, ‘Je moet natuurlijk goed nadenken voor je wat zegt’. Allemaal voorbeelden van zinnen waar de spreker ‘je’ zegt en eigenlijk ‘ik’ bedoelt. Maar ook kan er gesproken worden over ‘wij’ zonder dat er overeenstemming is dat de spreker namens alle aanwezigen mag spreken. Deze (veel voorkomende) manier van spreken, staat duidelijkheid en transparantie in de weg.

Bij het spreken vanuit ik profileer je jezelf meer. En doordat jij spreekt vanuit jezelf, en bijvoorbeeld jouw mening geeft, ‘ik vind dit geen goed voorstel’, kan de ander ook zijn standpunt verwoorden. En is duidelijk wat jouw mening is, en welke die van de ander is. Dit leidt tot meer wederzijdse acceptatie.

Als je een vraag stelt, zeg dan waarom je die vraag stelt. Wat is de achtergrond van je vraag, hoe kom je erop? Wees transparant over wat je bezighoudt. Vermijd het interview

Toelichting: Herken je het gevoel? Er wordt je een vraag gesteld, het is niet duidelijk waar die vraag vandaan komt. Er komt nog een vraag. En je voelt een zekere achterdocht. ‘Wanneer ik antwoord geef, kan ik zomaar in een moeras stappen. Wat gaat de vragensteller met het antwoord doen? Waar gaat dit naar toe?’ Dat zijn situaties waarbij het stellen van vragen weerstand kan oproepen. Wanneer de vragensteller eerst iets zegt over het waarom van de vraag, hoe hij er op komt, kan het makkelijker zijn antwoord te geven. Of om iets te zeggen over je gevoel bij de vraag.

Stel een vraag als het een vraag is, als je iets wilt zeggen, verpak het niet als een vraag

Iemand roept uit: ‘waarom doe je dat nou zo?’ En jij voelt op je klompen aan dat hij eigenlijk iets bedoelt als ‘ik ben het er niet mee eens dat je dat zo doet, ik vind het een slechte oplossing’. Geef deze feedback dan en verpak het niet als een vraag.

Misschien herken je het ook van interviews op tv, waarbij de interviewer vragen stelt, die eigenlijk geen vraag zijn, maar een verkapte aanval. Bijvoorbeeld: ‘Waarom grijpt de regering nu pas in met nieuwe maatregelen?’ De geïnterviewde moet zich wel wapenen tegen zo’n vraag en kan niet meer echt een antwoord geven.

Het helpt ook, wanneer je een vraag stelt, om niet te beginnen met ‘waarom’. Een beter alternatief is je vraag beginnen met: ‘wat maakt dat’. Bijvoorbeeld: ‘Wat maakt dat het je niet lukt om op tijd te zijn?’

Probeer je te onthouden van interpretaties en zeg liever welk effect de ander op jou heeft

Toelichting: Wanneer je transparant bent over het effect van de ander op jou en daar iets over zegt, kan de ander zich afvragen of hij dit effect wil hebben. Hij kan bij zichzelf te raden gaan. Geef je interpretaties en is het niet duidelijk hoe die tot stand komen, dan zal er vaak weerstand ontstaan bij je gesprekspartner(s)

Bijvoorbeeld; in een vergadering gaat jouw collega weer zijn stokpaardje berijden. Als je dan iets zegt (verbaal of non-verbaal) als: ‘ja hoor, daar is ie weer met zijn stokpaardjes’, geef je een interpretatie. Het is duidelijker als je zegt wat er met jou gebeurt als je collega die doet. Dus bijv: ‘Gert, ik merk dat je dit punt al meerdere keren hebt uitgelegd. Je komt er steeds op terug. En ik merk dat ik het steeds lastiger vind om er nog naar te luisteren. Wat maakt dat je er steeds op terug komt?’

Storingen hebben voorrang

Toelichting: Wanneer er iets is wat je stoort, wat maakt dat het je niet lukt met het thema van het gesprek bezig te zijn, of dat je afhaakt van het gezamenlijke proces, neem dit serieus en kies wat je ermee wilt.

Bijvoorbeeld; je zit in een vergadering en een van je collega’s springt op zijn stokpaardje. Hij weidt uit, en de voorzitter luistert geduldig. Na een poosje merk je dat je niet langer kunt luisteren, je raakt geïrriteerd, je haakt af, begint aan andere zaken te denken, de boodschappen, het overleg van straks. Kortom, je bent helemaal niet meer bezig met de vergadering en het onderwerp.

Of het is heel warm in de vergaderzaal, je wordt duf en je kunt je niet goed meer concentreren, je gaat zitten suffen en bent niet meer alert.

Wanneer je merkt dat je bent afgehaakt, niet meer mee doet, is er sprake van een storing. Wat kan je daarmee doen? Ten eerste, neem hem serieus. Onderzoek wat maakt dat je afhaakt. En kun je iets doen om weer aan te haken?

Het kan jou helpen om weer aan te haken als je iets zegt over wat er met je gebeurt. ‘Ik merk dat ik het lastig vind om te luisteren naar het verhaal van X, ik heb het gevoel dat ik dat er vaker heb gehoord. Ik denk dat we zo niet verder komen met de oplossing’ of ‘ik merk dat ik mijn ogen haast niet open kan houden, zo warm vind ik het hier, zullen we eerst even ventileren’.

Door transparant te zijn over wat zich in jou afspeelt, en verantwoordelijkheid te nemen voor jou ‘aangehaakt zijn’ geef je jezelf de kans om weer mee te gaan doen. En wellicht ben je op dat moment ook een spreekbuis van anderen, die last hebben van dezelfde storing.

Ik wens je naast gezondheid, veel wijsheid en geduld, vooral nu in deze tijd die veel van iedereen vraagt, en die daardoor ook veel vraagt van onze tolerantie, onze bereidheid ons te verdiepen in de ander om hem te begrijpen.

En en ik wens jou en je team tijd en aandacht voor de wijze waarop je dingen verwoordt en voor jullie onderlinge verbinding.