Hoe onduidelijkheid leidt tot irritatie

In mijn werk als trainer en teamcoach, kom ik regelmatig in teams, waar onduidelijkheid heerst over de rollen en taken van medewerkers. Die onduidelijkheid leidt tot irritatie, tijdverlies en verlies aan werkplezier. 

Onlangs overkwam mij hetzelfde binnen een team van 3 vrouwen, waar ik vrijwilligerswerk doe. 

Hoewel de samenwerking tot dan toe plezierig verliep, ontstonden er irritaties. We merkten dat er onduidelijkheid was rond de verdeling van de taken en de rollen die we op ons hadden genomen. 

In dit team werken we vanuit Themagecentreerde Interactie (TGI). TGI is een systeem van waarden en uitgangspunten en een concrete methodiek voor constructief samenwerken. 

TGI bevordert gelijkwaardigheid, levendigheid en creativiteit in samenwerkingsrelaties en stimuleert alle betrokkenen die in een situatie samenwerken om persoonlijk leiderschap te ontwikkelen.

Een van de centrale methodische uitgangspunten is het balanceren tussen vier factoren:                

Overal waar mensen met elkaar werken, leren en leven zijn vier factoren aan het werk:

• Iedere afzonderlijk betrokken persoon met zijn competenties, wensen, gevoelens levensgeschiedenis: het IK
• De relaties en interacties tussen alle betrokkenen, de dynamiek in het team/ de groep: het WIJ
• De taak waaraan gewerkt wordt, het doel, de opgave of leerstof: HET
• Het kader, de context, de factoren uit de omgeving: de GLOBE

In TGI gaan we ervan uit dat deze vier dimensies van even groot belang zijn en dat zij elkaar onderling beïnvloeden. Dat betekent dat elk van deze factoren aandacht dient te krijgen én dat zij in hun onderlinge samenhang benaderd moeten worden.  

En dat de vier factoren elkaar onderling beïnvloeden, ondervonden we in ons kleine team aan den lijve...

We waren als team midden in de opbouw van onze organisatie. Veel zaken moesten nog worden 'uitgevonden'. Veel klussen waren eenmalig in de opstartfase. En we spraken elkaar veel online en via app. 

Er ontstond onduidelijk rond klussen; sommige bleven liggen, anderen werden dubbel opgepakt. Achter de ene klus, kwam weer een volgende te voorschijn. En we werkten, als echte aanpakkers, allemaal hard verder, zonder ons uit te spreken over de zorgen die er waren.  Ook waren er onuitgesproken verwachtingen naar elkaar door de onduidelijkheid en zoals gezegd, er ontstonden irritaties. 

Rede om ons eerstvolgende overleg te besteden aan de onduidelijkheid over de taken en rollen en de irritaties in onze samenwerking.

De onduidelijkheid in de taak (HET) had invloed op de dynamiek in het team (WIJ) er waren immers irritaties. Daarnaast had het effect op ieder van ons. Ikzelf begon me af te vragen of ik me ooit had uitgesproken over mijn hoeveelheid beschikbare tijd in dit team, ik vroeg me af of ik echt tekort schoot. En ik kreeg herinneringen aan de dynamiek in mijn gezin van herkomst. Ik heb een broer en een zus, wij waren dus ook een drietal met een eigen dynamiek. Mijn plezier in het werken in dit team was afgenomen.

Tijdens het speciale overleg wat we planden, kreeg ieder de kans zich uit te spreken. Er ontstond opnieuw helderheid over de taken en de verdeling daarvan. Maar ook spraken we ons uit over de samenwerking, de verwachtingen over en weer. We gaven elkaar feedback, wat ervaarden we als plezierig, wat als lastig. En we realiseerden ons dat we te weinig aandacht hadden besteed aan het vertrek van het vierde teamlid, een half jaar eerder. We waren alle drie hard bezig geweest met de taak (HET) maar hadden weinig aandacht besteed aan onze eigen zorgen over het wegvallen van dit teamlid. En we hadden die zorg niet uit naar elkaar uitgesproken. Er was door alle aandacht op de taak, geen ruimte geweest voor aandacht voor de Ikken (IK) en voor de dynamiek in ons team (WIJ).

Misschien herken je dit uit je eigen werksituatie; er valt iemand weg en de anderen proberen de taken van die collega zo goed mogelijk over te nemen, zonder dat er echt aandacht wordt besteed aan de herverdeling. Bij wie past het om taken te beleggen, kijkend naar zijn/haar functie, hoeveel tijd is er over om werk erbij te nemen? Of moet er dan eerst een taak (tijdelijk) worden weggenomen? 

De spanning die hierdoor ontstaat, heeft dus in eerste instantie zijn oorzaak binnen de taak (HET) en vervolgens is er invloed op de collega's (IK) en kan er in de dynamiek iets veranderen(Wij), zoals ook in ons team gebeurde.

Ditzelfde proces kom ik ook regelmatig tegen in teams waar teveel hooi op de vork wordt genomen. De buitenwereld vraagt veel van het team (Context). Alles is belangrijk, alles is urgent, nee zeggen tegen een nieuwe klus die voorbij komt is geen optie. En hierdoor kan er een proces op gang komen waarbij sommige teamleden grenzen gaan stellen omdat ze merken dat ze er niet meer werk bij kunnen hebben. En andere teamleden ploeteren door en ervaren de collega's die wel grenzen stellen o.a. als 'niet betrokken', 'rigide', 'egoïstisch'. Er ontstaat een dynamiek waarin gevoelens ontstaan als 'je tekort gedaan voelen', 'je niet gerespecteerd voelen' etc. 

Doordat wij er in ons team de tijd voor namen om open en eerlijk met elkaar in gesprek te gaan, doordat ieder zich kon uitspreken, kregen alle factoren de aandacht die ze verdienden. En ontstond er opnieuw duidelijkheid en daarnaast wederzijds begrip. Ik vind het nog altijd bijzonder om te merken hoe irritaties kunnen verdwijnen door een open en eerlijk gesprek met aandacht voor alle factoren.

En tot slot besloten we elkaar vaker life te gaan zien en spreken. Wanneer we fysiek bij elkaar zitten, krijgen alle factoren makkelijker aandacht. Bij online overleg gaat het vaak uitsluitend over de taak, is ook de ervaring in veel andere teams. Heel effectief voor de taak, op korte termijn. Wanneer de andere factoren echter te weinig aandacht krijgen, zal dit op den duur de taak ook negatief gaan beïnvloeden, bijvoorbeeld door verslechtering van de samenwerking.

Het was voor mij goed, om weer eens aan de lijve te ondervinden, hoe sterk de vier factoren elkaar beïnvloeden in een werkproces. Zo'n gebeurtenis schudt mij weer eens goed wakker, om bij het begeleiden van een team, breed te blijven kijken.

Merk jij dat er ook onduidelijkheid is rond de verdeling van taken en rollen? Dat er irritaties zijn, onbegrip door onuitgesproken verwachtingen? Besteed eens een bijeenkomst om samen te kijken naar de onderliggende oorzaken van die irritaties; bijvoorbeeld de taakverdeling en de workload van ieder individueel en van het hele team. En besteed ook tijd aan de vraag hoe de samenwerking ervaren wordt. Wil je hierbij gebruik maken van een teamcoach van SamsØ? Neem dan contact met ons op.