Starten met samenwerking; waarover moet je het hebben met je team?

In mijn werk als (team)coach hoor ik regelmatig over het wel en wee in teams en projecten.

Zelfs al is samenwerking niet het onderwerp van de training of coaching, het fenomeen wordt vaak aangesneden.
Lang niet altijd loopt de samenwerking vanzelf. Ook al worden er goede afspraken gemaakt over deadlines, budgetten of momenten voor overleg.
Een van mijn deelnemers vertelde: ‘in ons projectteam ben ik niet tevreden. Voor mijn gevoel kan er veel meer uit het project gehaald worden. We zijn al twee keer extra bij elkaar geweest om te kijken naar de afspraken die we hebben gemaakt. We wilden strenger gaan sturen op deadlines. Maar het helpt allemaal niet echt, het blijft maar rommelig lopen. En mensen raken minder gemotiveerd dan bij de start. Wat is daarvan de oorzaak? Waarom werken de gemaakte afspraken niet?’
In dit artikel wil ik een methodiek toelichten om een antwoord te vinden op deze vragen.

Samenwerken in een team; vier factoren vragen aandacht

In elke situatie waar mensen met elkaar samenwerking zijn er vier factoren te benoemen:

De mensen als individu (ik)
De samenwerkingsprocessen, de dynamiek in de groep (wij)
De taak die gerealiseerd moet worden (het)
De context waarbinnen gewerkt wordt (context)

Alle vier factoren hebben aandacht nodig, niet allemaal tegelijk, maar afwisselend, afhankelijk van het moment. Bovendien is er een constante wisselwerking tussen de factoren, zij beïnvloeden elkaar onderling.
In de dagelijkse praktijk blijkt dat in menig team de factor Taak (Het) vooral veel tijd krijgt. Hierover gaat een groot deel van het overleg. Resultaten die al dan niet gehaald zijn, af te spreken deadlines etc.
En ook wanneer een (project)team start, wordt er vooral gesproken over de doelen, de taak, de budgetten. Loopt het niet in een project, ook dan wordt veelvuldig gekeken naar doelen, taken en procedures.
De vraag van veel van mijn klanten is: ‘hoe kan dat anders’?
Het antwoord op die vraag is: door bij de start aandacht te besteden aan alle vier genoemde factoren. En ook door tijdens het traject steeds weer te kijken naar welke van de vier factoren aandacht nodig heeft.
Het vinden van het juiste evenwicht tussen deze vier noemen we in ‘TGI-vakjargon’ dynamisch balanceren. Met regelmaat kijken naar welke van de vier factoren op dat moment aandacht dient te krijgen, wat ter sprake moet worden gebracht.

Dynamisch balanceren, alle vier factoren krijgen aandacht

Maar hoe doe je dat, aandacht besteden aan alle vier factoren?
Een manier is, om aan de hand van een aantal vragen, voor jezelf een analyse te maken. In die analyse kijk je, vanuit jouw gezichtspunt, naar de vier factoren.
Hieronder volgt een aantal vragen die je kunt gebruiken voor deze analyse.

Ik-vragen

Voel ik mij bekwaam om mijn werk/dit project te doen, hoe is het met mijn motivatie?
Wat is overwegend mijn gevoel in deze groep?
Welke eigenschappen (persoonlijke kenmerken, ervaringen, competenties…) van mijzelf zijn handig/lastig in dit team/project?
En deze drie vragen kun je ook beantwoorden voor je teamleden, de andere 'ikken'

Wij-vragen

Hoe is de sfeer in dit team?
Hoe zijn de onderlinge omgangsvormen?
Hoe is het onderlinge vertrouwen?
Wat wordt wel besproken, maar wat ook niet?

Het-vragen

Is het werk, het project voldoende inspirerend voor de deelnemers?
Geven we voldoende kaders om het te bereiken?
Zijn er voldoende middelen (mensen, tijd, geld) om het project, de klus te doen?

Globe-vragen

Zijn er factoren in de concrete werkomgeving (materialen, ruimte, middelen, tijd …) die een rol spelen? Welke?
Zijn er factoren uit de werkcontext/ de organisatie van de teamleden die in dit proces een rol spelen?

Wanneer een nieuw (project)team start, kan bij het eerste overleg, gebruik makend van ieders individuele analyse, een begin worden gemaakt.
Onderwerpen voor dat eerste overleg, waarin alle vier de factoren aan de orde komen, zijn bijvoorbeeld:

Hoe zit je hier, hoe lastig of hoe makkelijk was het om hier te komen? (ik)
Hoe is het met je ervaringen tot nu toe. Wat neem je mee aan ervaring naar dit (project) team? Ervaring in technisch opzicht, maar ook in bijvoorbeeld samenwerking. (ik)
Hoe willen we graag samenwerken? Welke aspecten zijn voor ons belangrijk? Wat geeft ons vertrouwen? (wij)
Hoe duidelijk, uitdagend en inspirerend is de taakstelling van het team (het)
Hoe zien we de werkcontext, wat speelt volgens ons hier een rol? (context)

Ook tijdens een later overleg, kan je individueel een analyse maken, kijkend naar ‘de vier-factoren’. Alle individuele analyses samen kunnen weer input leveren voor een vruchtbare bijeenkomst, door in elk overleg stil te staan bij alle vier factoren en te kijken waar een eventueel knelpunt ligt. Hiermee wordt duidelijk welk thema ter sprake moet komen om met elkaar verder te komen, om een volgende stap te kunnen zetten.
De volgende stap naar vruchtbaar samen-werken door een evenwichtige verdeling van de aandacht over alle vier factoren.

Wil je een uitgebreidere analyse maken; vraag dan, kosteloos, de uitgebreide vragenlijst aan. Vragenlijst aanvragen