Wijzigende teamsamenstelling, hoe er mee omgaan?

Bij een aantal van mijn klanten is er sprake van flinke veranderingen in de organisatie. Met als gevolg dat teams uit elkaar worden gehaald of juist worden samengevoegd.

Hoe ga je daar nou mee om, met het feit dat het team plotseling van samenstelling wijzigt? Vraag jij je af of er dingen zijn die je kunt doen om deze verandering goed te laten verlopen? Of dingen die je juist niet moet doen? Daarover zal ik hier wat schrijven.

Teamdynamiek

Een team is een groep mensen, met zijn eigen dynamiek. Die dynamiek ontwikkelt zich afhankelijk van een aantal factoren. Hoe langer een team bij elkaar is, des te meer tijd een team heeft om zijn eigen dynamiek te ontwikkelen. Vaak gebeurt dit heel onbewust en wordt er weinig of geen aandacht aan besteed.
Van de dynamiek is een stuk zichtbaar, het gaat hier om het openlijke stuk. Het stuk wat direct zichtbaar is, als je bij het team zou zitten. Drinken ze samen koffie, gaan ze samen lunchen, of wordt er helemaal niet gepauzeerd? Wordt er iets gedaan aan verjaardagen? Lopen ze makkelijk bij elkaar binnen om hulp te vragen?
En daarnaast is er het onderwater stuk; hoe gaat het team om met aspecten als feedback, wie heeft hier invloed en waarom, hoeveel vertrouwen is er onderling, welke ongeschreven regels gelden er. Bijvoorbeeld rond het lunchen; ‘we hebben het druk en verspillen geen tijd aan pauze’, kan een ongeschreven regel zijn. Of: ‘je moet je werk allemaal zelf doen en een ander niet lastig vallen als jij jouw stuk niet gedaan krijgt’.

Het team wijzigt van samenstelling; wat te doen?

Wanneer je team wijzigt van samenstelling, dan verandert er direct iets in de dynamiek. Misschien herken je het fenomeen dat je samen in een intensief gesprek bent met iemand en plotseling komt er iemand anders bij zitten. Dat kan dan aanvoelen alsof ‘de sfeer weg is’. De ander, ook al ken je hem misschien best goed, voelt even als ‘vreemd’. Iets soortgelijks gebeurt ook, als er een nieuw lid in het team komt.
Het is daarom goed om als team, met de leidinggevende, stil te staan bij wijziging van de teamsamenstelling. Of het nu gaat om één vertrekkend of nieuw teamlid of om wisseling van de helft van het team, altijd wijzigt de dynamiek in het team bij vertrek of komst van een teamlid, ook al is dit er maar één.

Bij vertrek van een teamlid

Bij vertrekkende teamleden is het belangrijk om goed afscheid te nemen. Een bijeenkomst van een uur, waar het team nog een keer in de oude samenstelling compleet bij elkaar zit, is een goede manier. Er kan dan samen nog wat gepraat worden, er worden wellicht nog een paar officiële woorden gesproken en het teamlid wordt bedankt voor zijn inzet en aandeel in het resultaat en voor wie hij was als mens. Je staat dan samen even stil bij ‘wat er was’ en bij ‘hoe het zal zijn’ nadat de ander weg is.
Met dit afscheid maak je het mogelijk om goed af te ronden, zowel voor de vertrekkende, als ook voor het teamdeel wat blijft.

Bij de komst van een nieuw teamlid/leden

Met de komst van slechts één nieuw teamlid, ontstaat er dus al een nieuw team. De komst van een nieuw teamlid doet onmiddellijk iets in de dynamiek. En het is belangrijk hierbij stil te staan. In die situatie is het belangrijk om een moment te organiseren waarop je een duidelijke start maakt als nieuw team.
Een bijeenkomst waar je bij elkaar zit, het nieuwe teamlid welkom heet, elkaar al wat leert kennen. De leidinggevende kan iets vertellen over het team en alle teamleden kunnen zich voorstellen.
Zo’n bijeenkomst heeft als voordeel dat de nieuweling iedereen gelijk ziet, en zich welkom geheten kan voelen. De tijd die je samen hierin steekt, ga je zeker ‘terugverdienen’.
Betreft het een grote wisseling binnen het team, waarbij meerdere nieuwe teamleden worden verwacht, dan is het aan te raden om kort na de komst van de nieuwelingen, een kennismakingsbijeenkomst te organiseren, van bijvoorbeeld een dagdeel. Om elkaar te leren kennen en eens samen te kijken hoe je als team wilt gaan samenwerken. Welke afspraken kun je samen maken, die ervoor gaan zorgen dat de samenwerking plezierig en effectief gaat zijn?
Heb je zelf geen ervaring in het leiden van zo’n bijeenkomst, of verwacht je dat het samenwerken niet vanzelf zal gaan in de nieuwe samenstelling, dan is het wellicht een idee om eens samen te gaan werken met een teamcoach van Samsø.

Tot slot wil ik je nog een kennismakingsoefening meegeven die ik zelf vaak toepas, bijvoorbeeld in teamcoachingstrajecten.

Oefening: Wat heb ik aan mijn fiets hangen?

Als leider van de bijeenkomst begin je de oefening. Je neemt plaats bij een flipover en tekent op het vel schematisch iets van jouw leven. Hoe dat eruit kan zien zal ik duidelijk maken met een voorbeeld. Je tekent een huis met 4 poppetjes erin. En je vertelt, terwijl je tekent: dit is mijn gezin, mijn man (we zijn 24 jaar getrouwd) en mijn twee kinderen van 15 en 17). Ze zitten beide op de middelbare school. En onze oudste worstelt erg met zijn studiekeuze. Dat houdt ons dus ook bezig, hoe we hem daarbij kunnen helpen. En dit is ons paard, we rijden allemaal paard.
Je gaat verder en tekent iets verderop nog 2 poppetjes en vertelt al tekenend: dit zijn mijn ouders, ze zijn 80 jaar en hebben meer zorg nodig. Ik ga iedere week bij ze langs om boodschappen te doen en als ze naar een arts moeten, begeleid ik ze vaak. Dat doe ik samen met mijn zussen (je tekent die er ook bij)
Zo kun je ook iets vertellen over je leven naast je werk, je hobby’s, je vrijwilligerswerk etc. Kortom het kan gaan over alles wat belangrijk is in jouw leven en waar je tijd aan besteedt.
Belangrijk is je te realiseren dat jij als begeleider het voorbeeld geeft. Hou jij je verhaal heel zakelijk en vertel je heel weinig over dingen die je echt bezig houden, dan gaan de anderen dit waarschijnlijk ook doen. Laat jij iets meer van jezelf zien, dan zal dit voorbeeld gevolgd worden.
Je doet dit in ongeveer 3 minuten.  Daarna krijgt de volgende een leeg vel en 3 minuten de tijd om iets te vertellen over wat hij/zij ‘aan zijn fiets heeft hangen’.
Met deze oefening leer je elkaar snel 'op een andere manier kennen'. En elkaar kennen is een belangrijk aspect van goede samenwerking.
Ik wens je veel plezier en succes met de kennismaking!